Project Manager: in italiano traducibile con l’espressione «responsabile di progetto» e assai di frequente indicato con l’acronimo PM, è un ruolo di gestione operativa nell’organizzazione aziendale. Sempre più richiesto dal mercato, il Project Manager può lavorare per i più svariati settori e deve dunque essere particolarmente flessibile, pronto a impegnarsi in aziende, industrie, organizzazioni, enti pubblici e privati, pubblica amministrazione, multinazionali e PMI in ogni ambito: elettronica, ICT, marketing, edilizia, architettura e costruzioni, energia, sanità, ingegneria, automotive, GDO. Le opportunità sono molto numerose, diffuse e in continua crescita, e la retribuzione è competitiva, per quanto commisurata alla complessità del progetto e alle competenze richieste per portarlo avanti con successo. Vediamo allora, anzitutto, chi sia concretamente un Project Manager.
Project Manager: chi è
Il Project Manager è il responsabile unico dell’avvio e delle fasi di pianificazione, esecuzione, controllo e chiusura di un progetto, ricorrendo a tecniche e metodi di Project Management: intendendo con ciò l’«applicazione di conoscenze, attitudini, strumenti e tecniche alle attività di un progetto al fine di conseguirne gli obiettivi», secondo la definizione datane dalla Guida «Project Management Body of Knowledge» (PMBOK), pubblicata dal Project Management Institute (PMI). All’interno dell’organizzazione aziendale, generalmente fa parte del Project Management Office (PMO).
Il suo obiettivo consiste nel raggiungere gli scopi di progetto, assicurando il rispetto dei costi, dei tempi e della qualità concordati e soprattutto il raggiungimento della soddisfazione del committente: che sia il suo capo in un’azienda o un cliente per il quale operi come consulente esterno. Il risultato finale consisterà in un «prodotto rilasciato» (materiale o immateriale), che può assumere varie forme: un documento, un manufatto, un prototipo, un software, oppure un obiettivo di fatturato, il miglioramento di un indicatore fisico, chimico, economico o sociale.
Quella del Project Manager è una figura trasversale, che può trovarsi a svolgere le proprie funzioni in contesti estremamente vari. Al di là dei singoli settori di cui può far parte un determinato progetto, e dunque delle diverse mansioni che caratterizzano i differenti ambiti, si possono in ogni caso individuare caratteristiche comuni valide per il coordinamento e la gestione di progetti in qualsiasi realtà.
Il Project Manager, infatti, deve sempre saper interpretare gli obiettivi reali del progetto dal suo inizio sino alla fine, assicurandosi che la visione del committente sia realizzata secondo le attese e nei tempi stabiliti. In altre parole, il Project Manager deve:
- Gestire il progetto, pianificandolo, coordinandolo e monitorandone l’andamento;
- Coordinare nelle varie fasi il lavoro di una pluralità di risorse che possiedono le necessarie competenze tecniche per il raggiungimento dell’obiettivo, organizzando il lavoro del team al fine di far procedere il lavoro più speditamente possibile, contenendo i costi. Ciò significa che il fattore chiave di successo del Project Manager non sta tanto nell’esser a sua volta un «progettista», un tecnico, quanto appunto nel risultare un buon «capo-progetto», abile nel Management;
- Gestire la rete di relazioni all’interno del team e con la committenza;
- Portare a conclusione il progetto stesso, raggiungendo gli obiettivi prefissati e ponendosi come punto di contatto tra l’organizzazione che finanzia il progetto e tutte le parti coinvolte nella sua realizzazione;
- Rispettare scadenze e budget, mantenendo la qualità del progetto più elevata possibile: capacità, anche questa, che richiede spiccate doti organizzative.
Project Manager: che cosa fa
Vediamo allora in dettaglio che cosa fa e di cosa si occupa esattamente un Project Manager. Le sue responsabilità sono riassumibili in cinque macro-aree, i cinque gruppi di processi indicati dal PMBOK:
- Avvio della realizzazione del progetto;
- Pianificazione, che si articola nella:
– Creazione di un piano strategico finalizzato al raggiungimento del risultato desiderato, attività essenziale non solo per tracciare un percorso da seguire durante l’attuazione del progetto, ma anche come studio di fattibilità necessario per convincere la direzione ad approvare il progetto. Il piano strategico, infatti, può nascere direttamente dal Project Manager e da una sua idea di partenza, oppure dai superiori o dalla committenza;
– Definizione del risultato desiderato – quello che anche è chiamato output e, con termine tecnico, deliverable;
– Pianificazione delle risorse necessarie per il raggiungimento dell’obiettivo;
– Stima di tempi, costi e metodologie da usare per monitorare l’andamento del progetto;
- Esecuzione del progetto stesso;
- Monitoraggio e controllo;
- Chiusura.
Project Manager, attività quotidiane
Che cosa fa in concreto il Project Manager per portare avanti i propri macro-obiettivi? Come si svolge quotidianamente la sua attività? Ecco i punti essenziali:
- Lavoro in Team: per realizzare il progetto, il Project Manager necessita anzitutto di risorse umane. Deve quindi costruire un team di persone con competenze adeguate e funzionali al progetto, selezionandole tra i lavoratori dell’azienda o riferendosi a consulenti e personale esterno. Una volta creato il gruppo di lavoro, il Project Manager assegnerà mansioni e scadenze (fornendo gli strumenti per collaborare e riducendo al minimo le interferenze esterne), organizzerà riunioni e meeting, individuali e di gruppo, per monitorare l’andamento del lavoro, sempre pronto a intervenire qualora le mansioni vadano riorganizzate o i ruoli del gruppo rivisti. Allo stesso modo, gestirà poi il contatto con tutti i referenti esterni al team – fornitori, clienti, investitori e stakeholders.
- Budget, stima, gestione e monitoraggio: essenziale per la riuscita di un progetto è che il Project Manager sappia valutare con precisione l’entità dell’investimento necessario, mantenendosi all’interno del budget. Occorre dunque da subito calcolare con attenzione i costi degli strumenti necessari per la realizzazione del progetto, quali macchinari, impianti, software, materie prime, logistica, personale, pubblicità. Una volta ricevute le risorse finanziarie, il Project Manager deve controllare costantemente che l’utilizzo del budget sia in linea o al di sotto delle previsioni, pronto a modificare eventualmente il progetto stesso per rientrare nei confini dell’investimento previsto;
- Gestione dei tempi: importanti quanto i costi, i tempi per la realizzazione di un progetto vanno stimati e gestiti con la massima cura. Le varie fasi vanno articolate in periodi scadenzati, con doverosa pianificazione su calendario, che sarà sempre monitorata passo dopo passo, affinché il risultato sia raggiunto entro la deadline prevista;
- Crisis Management, gestione di problemi (issues) e rischi. Il Project Manager, nello specifico, deve affrontare e risolvere nel minor tempo possibile i problemi che accadono, grazie ad un esame approfondito della situazione e all’individuazione di soluzioni concrete. Al contempo, è chiamato a fare una costante attività di analisi dei rischi, dei potenziali problemi che potrebbero presentarsi, studiando la loro eventuale natura e preparando da subito un piano d’azione per contrastarli qualora dovessero verificarsi;
- Raccolta informazioni: per fare tutto questo, il Project Manager ha necessità di poter disporre di tutte le informazioni possibili, più utili e necessarie. Egli deve, dunque, definire i dati principali, gli indicatori rilevanti, «Indicatori Chiave di Prestazione» o KPI, Key Performance Indicator, le metriche da monitorare, così da verificare in ogni momento lo stato di avanzamento dei lavori, assicurandosi che tutto proceda come previsto e che vengano rispettati i tempi e i costi pianificati;
- Creazione di report periodici, ossia di una documentazione precisa e dettagliata con cui comunicare sia al proprio team sia agli stakeholders la situazione di svolgimento del progetto. Il team, infatti, deve avere informazioni dettagliate e ricevere un feedback sul lavoro svolto e, analogamente, gli stakeholders vanno informati sull’andamento generale del progetto, per garantire loro risultati conformi (o superiori) alle aspettative di qualità e soddisfacenti dal punto di vista del ROI, del «ritorno dell’investimento».
Project Manager, le competenze necessarie
Trattandosi, come abbiamo visto, di una figura trasversale, al Project Manager è richiesto un mix di capacità tecniche, organizzative e relazionali che si acquisiscono col tempo e con l’esperienza: deve cioè integrare la conoscenza del business con una combinazione di capacità tecnico/metodologiche, manageriali, cognitive, relazionali, comportamentali, emotive.
In particolare, sono necessarie conoscenze di strumenti e metodi per la gestione dei progetti – negoziazione delle risorse, stima e gestione d’impegni, scadenze, tempi e costi -, doti di problem solving e una buona conoscenza dell’ambito in cui il progetto si svolge.
Le principali competenze del Project Manager, stando sempre a quanto illustrato nella Guida «Project Management Body of Knowledge», si sviluppano nell’abilità a gestire:
- L’integrazione e il coordinamento di ogni fase di sviluppo del progetto;
- Tempi e schedulazione di progetto;
- Costi e piano finanziario di progetto;
- La qualità del progetto;
- Le risorse umane coinvolte, con grande capacità di Team Building, motivazione ed empowerment;
- Le comunicazioni di progetto, con capacità di organizzazione e conduzione delle riunioni di lavoro;
- I rischi legati all’attività, con conoscenza di tecniche di negoziazione e gestione strutturata dei conflitti, capacità di Problem Solving & Decision Making;
- Gli approvvigionamenti di progetto e i rapporti con i fornitori;
- Gli Stakeholders di progetto.
Project Manager, quanto guadagna
I compensi di un buon Project Manager, così come gli orari di lavoro, possono variare a seconda del settore e del tipo di progetto. Non è infrequente che si rendano necessari straordinari quando si avvicinano le scadenze e, in quel caso, il Project Manager dev’esser pronto a lavorare bene anche sotto pressione.
Fortunatamente i compensi appaiono più che soddisfacenti, nel mondo e anche da noi in Italia.
- Secondo i dati diffusi da Alma Laboris, i Project Manager che guadagnano di più sono in Australia, Svizzera e Stati Uniti, con uno stipendio medio rispettivamente di $ 134.658, $ 133.605 e $ 108.000. I Paesi, invece, ove il guadagno è minore sono Egitto, India e Cina, rispettivamente con $ 24,201, $ 27,052 e $ 27,156. I salari variano anche negli Stati Uniti. Ad esempio, il salario medio nazionale per gli entry level è pari a circa $ 89,286, che salgono a $ 96,425 per i Project Manager stabili, a $ 100,000 per gli IT Project Manager e a $ 107,472 per i Project Manager di ingegneria. I direttori dei PMO (Project Manager Office) ottengono il massimo, guadagnando in media $ 134,791 l’anno.
- Anche nel nostro Paese, comunque, la situazione è promettente. Attualmente la retribuzione di un IT Project Manager, secondo i dati HR Trends and Salary Survey 2017 di Randstad, si aggira intorno a € 47.000 l’anno, con un minimo di € 24.000 ed un massimo di € 75.000.
- A questi dati occorre poi aggiungere una retribuzione variabile in funzione degli obiettivi pianificati, nonché delle tempistiche di gestione e di consegna: stando alle analisi di Michael Page, si tratta circa di un 10-15% in più, in relazione al valore del progetto.
